Come approfondito in questo articolo, il DM 6 ottobre 2021 apre alla doppia possibilità di tenuta del Registro dei volontari che può essere sia in formato cartaceo, che elettronico e in ogni caso deve rispettare i criteri di inalterabilità e gli obblighi di tenuta da parte dell’ente previsti.
Apriamo ora un confronto tra le diverse modalità di tenere il Registro dei volontari:
Quali sono le attenzioni che il tuo Ente deve avere per tenere correttamente il Registro? Quali le differenze operative e le complessità dei diversi strumenti disponibili?
Nella tabella sottostante abbiamo voluto mettere a confronto quattro modi di tenere il registro (file excel o altro formato, registro cartaceo, registro elettronico e Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit) per vedere come rispondono a quattro caratteristiche fondamentali che deve possedere:
presenza dei campi obbligatori secondo la norma: dati anagrafici, Codice Fiscale, indirizzo di residenza o di domicilio, data di inizio dell’attività volontaria presso l’ente; data di fine dell’attività volontaria presso l’ente (quando si verifica);
garanzia di inalterabilità;
corretta operatività del Registro, ovvero le caratteristiche formali che deve possedere il registro per cui può essere effettivamente considerato operativo e consultabile;
aggiornamento dati e data certa di inserimento;
garanzia di correttezza delle informazioni.
NOTA BENE: Date le definizioni precedenti, i file excel o di altro formato non sono considerati tra le forme di registro possibili.
Sappiamo tuttavia che spesso sono utilizzati in alcuni Enti per tenere traccia dei volontari che prestano attività. Consigliamo fortemente di procedere adottando un’altra forma di tenuta del registro accettata dalla normativa: cartaceo o elettronico.
Approfondiamo meglio le differenze nella tabella sottostante.
| Modo di tenere il registro | Presenza dei campi obbligatori secondo la norma | Garanzia di inalterabilità | Corretta operatività del Registro | Tempi di attivazione | Aggiornamento dati e garanzia di correttezza delle informazioni |
|---|---|---|---|---|---|
| File excel o di altro formato | Dipende da chi lo crea | Non garantita. Mancano i requisiti normativi | Non garantita. Mancano i requisiti normativi | Non applicabile | Dipende dalla persona che lo utilizza |
| Registro cartaceo | Presenti | Dipende dalla persona che lo utilizza | Numerazione progressiva pagine, bollatura su tutte le pagine fatta dal Notaio o da un pubblico ufficiale, dichiarazione del numero complessivo di pagine | Non immediato: tempi di acquisto, vidimazione da notaio e inserimento dati | Dipende dalla persona che lo utilizza |
| Registro elettronico | Si consiglia di verificarlo | Da verificare l'impossibilità di modificare le informazioni dopo il loro inserimento nel Registro | Da verificare il rispetto delle previsioni normative: art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile | Dipende dal fornitore | Dipende dalla persona che lo utilizza |
| RVD - Italia non profit | Presenti | Sì, soddisfa i requisiti | Sì, soddisfa i requisiti | Immediata | Lo strumento ha un sistema di alert per ridurre i rischi di errore |
Perché scegliere il Registro dei Volontari Digitale?
Il Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit semplifica il lavoro dei Responsabili dei Volontari e la comunicazione con l'assicurazione, permettendo di tenere aggiornate le liste dei volontari occasionali e non occasionali.
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