Stai gestendo correttamente i volontari?

I volontari occasionali sono coloro che svolgono attività di volontariato in modo sporadico, occasionale o saltuario, senza alcun impegno continuativo o regolare. Questa categoria comprende persone che partecipano a iniziative di volontariato per brevi periodi di tempo o in occasione di eventi specifici, come ad esempio volontari che si offrono per aiutare durante una festa di beneficenza o una manifestazione sportiva. I volontari occasionali non hanno alcun obbligo o vincolo nei confronti dell'organizzazione in cui prestano servizio e non ricevono compensi economici per le loro attività.

D'altra parte, i volontari non occasionali o abituali sono coloro che svolgono attività di volontariato in modo stabile e continuativo per un'Organizzazione del Terzo Settore. Questa categoria comprende persone che si impegnano regolarmente e con continuità nel volontariato, dedicando parte del loro tempo e delle loro competenze a supportare l'organizzazione di riferimento. I volontari non occasionali stabiliscono un rapporto più strutturato con l'organizzazione, che può prevedere ad esempio una formazione specifica, l'adesione a un codice etico o la definizione di un piano di attività volontarie.

Come tenere correttamente il Registro dei volontari

Il DM del 6 ottobre 2021 apre alla doppia possibilità di tenuta del Registro dei volontari che può essere sia in formato cartaceo, che elettronico.

Indipendentemente dalla forma, è necessario che il Registro sia:

• aggiornato;

• inalterabile (con le modalità previste dalla norma);

• numerato progressivamente;

• “vidimato” (con le modalità previste dalla norma);

Un’attenzione aggiuntiva: nel Registro dei volontari devono essere inseriti i dati personali. Per questo è importante che l’Ente, qualsiasi sia la forma scelta, sia compliant rispetto alla normativa sulla privacy e sul trattamento dei dati.

Un confronto tra le diverse modalità di tenuta del Registro dei volontari

Quali sono le attenzioni che il tuo Ente deve avere per tenere correttamente il Registro? Quali le differenze operative e le complessità dei diversi strumenti disponibili? 

Nella tabella sottostante abbiamo voluto mettere a confronto quattro modalità di tenuta del registro (file excel o altro formato, registro cartaceo, registro elettronico e Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit) per vedere come rispondono a quattro caratteristiche fondamentali che deve possedere qualsiasi Registro dei volontari:

• presenza dei campi obbligatori secondo la norma: dati anagrafici, Codice Fiscale, indirizzo di residenza o di domicilio, data di inizio dell’attività volontaria presso l’ente; data di fine dell’attività volontaria presso l’ente (quando si verifica);

• garanzia di inalterabilità;

• corretta operatività del Registro, ovvero le caratteristiche formali che deve possedere il registro per cui può essere effettivamente considerato operativo e consultabile;

• aggiornamento dati e garanzia di correttezza delle informazioni.

Grazie al Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit puoi mantenere aggiornati, immediatamente e in qualsiasi momento, i dati relativi ai volontari del tuo Ente nel rispetto delle richieste del Codice del Terzo Settore e del Decreto Ministeriale del Ministero dello Sviluppo Economico.

• Non sei da solə: hai a disposizione riferimenti aggiornati sulla normativa, consigli utili e approfondimenti dedicati. Non forniamo solo il registro, ma assistenza dedicata e aggiornamenti costanti per supportarti al meglio nel tuo percorso nel Terzo Settore: 

  • supporto tecnico interno allo strumento 

  • guide, fac-simili

  • webinar di formazione mensile

  • possibilità di confronti con il team e professionisti esperti nel settore e con le oltre 100 organizzazioni che hanno già attività lo strumento

• Garantisci la corretta operatività e tenuta del Registro grazie alla firma elettronica qualificata con lo SPID e senza bisogno di altri strumenti; 

• Inizi ad utilizzare il Registro immediatamente, azzerando i tempi di attesa della vidimazione dal notaio o dal pubblico ufficiale e di inserimento manuale;

• Puoi controllare e aggiornare sempre le informazioni dei tuoi volontari;

• Dialoghi velocemente con l’assicurazione grazie alla condivisione di dati e numeri in pochi clic e al bisogno;

• Gestisci e accedi in sicurezza al Registro da ovunque ti trovi e in qualsiasi momento (7su7 e 24h su24h)

• Segui il sistema automatico che rileva gli errori, e invia alert interni per aggiornare i dati, consigli e tips per una corretta tutela dei volontari.