Ora che il Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS), è operativo, l’obbligo di tenere un Registro dei volontari è esteso a tutti gli Enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari, dai più strutturati ai meno strutturati, comprese Reti Associative ed Enti di II livello.
Altra novità, rispetto alle precedenti disposizioni, è rappresentata dal fatto che una persona possa configurarsi come volontario di un ETS anche se non risulta ufficialmente associata allo stesso (art. 17 comma 2 del codice).
La conseguenza di questa normativa è che ogni ente del Terzo Settore:
dovrà redigere un registro dei volontari nel quale sono presenti i soggetti che svolgono attività di volontariato per l’Ente indipendentemente dal fatto che siano associati o meno dello stesso;
può disporre anche di un libro degli associati nel quale, invece, sono contenuti i nominativi dei soci dell’Ente, volontari o meno.
Il Registro dei volontari è uno strumento da tenere sempre aggiornato che consente di sapere chi sono i volontari attivi dell’organizzazione e che concorre a determinare il fatto che alcuni ETS si avvalgano in modo determinante e prevalente delle prestazioni volontarie e gratuite dei propri aderenti, così come previsto dalla legge.
Come tenere correttamente il Registro dei volontari
Il DM 6 ottobre 2021 apre alla doppia possibilità di tenere il Registro dei volontari in formato cartaceo o elettronico e in ogni caso deve rispettare i criteri di inalterabilità e gli obblighi di tenuta da parte dell’ente previsti. È previsto che gli enti possano avvalersi di un registro digitale eventualmente messo a disposizione dalle reti associative a cui aderiscono.
Che sia cartaceo o elettronico, il Registro dei volontari deve essere:
vidimato: da Notaio o Segretario comunale (se cartaceo, una volta sola) oppure apponendo la firma digitale con marca temporale integrata;
numerato in maniera progressiva;
inalterabile, ovvero una volta iscritti nel registro i dati dei volontari non possono più essere modificati;
sempre aggiornato.
La normativa che prevede l’obbligo di tenere un Registro volontari va di passo con una ulteriore necessità per gli enti: assicurare i volontari.
Adeguarsi correttamente alla norma, infatti, annulla il rischio economico e patrimoniale (che diversamente potrebbe ripercuotersi sull’Ente e sui suoi amministratori) in caso di infortuni (e malattie) o danni a volontari o a soggetti terzi (persone e cose).
! Un’attenzione aggiuntiva: nel Registro dei volontari devono essere inseriti i dati personali. Per questo è importante che l’Ente, qualsiasi sia la forma scelta, sia compliant rispetto alla normativa sulla privacy e sul trattamento dei dati.
Scarica qui i materiali del webinar gratuito "Proteggere i dati nel Terzo Settore: guida base al GDPR" in cui abbiamo parlato delle principali novità connesse al GDPR e alla protezione dei dati in tema di volontariato.
Chi inserire nel Registro volontari?
L’obbligo di iscrizione al Registro è previsto solo per i volontari abituali, è quindi lasciata agli enti la facoltà di creare un’apposita sezione del Registro da dedicare ai volontari occasionali in cui riportare gli stessi dati richiesti nella sezione principale.
A prescindere dalla scelta di istituire o meno una sezione per i volontari occasionali, i loro dati devono comunque essere raccolti e conservati per essere messi a disposizione della compagnia assicurativa secondo i termini concordati.
Un breve ripasso
Di seguito una sintesi di cosa sia concretamente il Registro dei volontari e con cosa invece non debba essere confuso.
Il Registro dei volontari è…
il luogo dove iscrivere i volontari abituali di un'organizzazione
il luogo dove è possibile iscrivere, in una sezione separata, anche i volontari occasionali di un'organizzazione
è uno strumento che deve essere aggiornato e che permette di sapere in qualsiasi momento chi sono i volontari dell'organizzazione
è uno strumento che può essere cartaceo o digitale, che deve essere vidimato o marcato temporalmente e che non può essere alterato
Il Registro dei volontari non è…
il Libro dei soci
un mero strumento di censimento dei volontari di un'organizzazione
un gestionale delle anagrafiche dei volontari
un registro delle presenzeDi seguito una sintesi di cosa sia concretamente il Registro dei volontari e con cosa invece non debba essere confuso.
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