Proteggere i dati nel Terzo Settore: guida base al GDPR per chi gestisce volontari

La protezione dei dati personali è una responsabilità cruciale per le organizzazioni di volontariato, soprattutto alla luce del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Questo articolo fornisce una guida pratica per assicurare che le organizzazioni non profit rispettino le norme del GDPR, proteggendo i dati personali dei loro volontari.

Il GDPR è un regolamento dell'Unione Europea entrato in vigore il 25 maggio 2018, che stabilisce regole rigorose per la protezione dei dati personali. Le Associazioni non profit, dovendo tenere correttamente strumenti come il libro dei soci e il registro dei volontari per adempiere alla normativa, raccolgono e trattano dati sensibili dei volontari, come nomi, indirizzi, numeri di telefono e dettagli assicurativi. La non conformità al GDPR può comportare gravi sanzioni finanziarie e danni reputazionali.

Le organizzazioni non profit devono seguire questi principi chiave per una gestione corretta dei dati personali:

• Liceità, correttezza e trasparenza: i dati devono essere trattati in modo legale e trasparente.

• Limitazione delle finalità: i dati devono essere raccolti per scopi specifici e legittimi. Gli scopi devono essere comunicati chiaramente alla persona.

• Minimizzazione dei dati: solo i dati necessari devono essere raccolti.

• Accuratezza: i dati devono essere esatti e aggiornati.

• Limitazione della conservazione: iI dati non devono essere conservati oltre il tempo necessario.

• Integrità e riservatezza: devono essere garantiti la sicurezza e la riservatezza dei dati.

I soggetti del trattamento

• Titolare del trattamento: Determina finalità e mezzi del trattamento.

• Responsabile del trattamento: Tratta i dati per conto del titolare.

• Interessato: La persona fisica cui si riferiscono i dati personali.

• Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): Sorveglia la conformità al GDPR.

• Amministratore di sistema: Gestisce i sistemi informatici e telematici.

Nomine

Gli enti inoltre devono effettuare nomine precise:

• Nomina del Responsabile: Include categorie di dati trattati, natura delle operazioni, finalità del trattamento e obblighi del responsabile.

• Nomina degli autorizzati al trattamento: Specifica categorie di dati e obblighi operativi, come chi gestisce processi specifici che comportano la gestione di dati personali, come chi gestisce il Registro dei volontari.

Sicurezza dei dati

Le misure tecniche e organizzative devono garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio:

• Misure tecniche: Pseudonimizzazione, cifratura, sicurezza dei sistemi informativi.

• Misure organizzative: Cultura della sicurezza, accordi di continuità aziendale, controlli periodici.

Utilizzare un software digitale per la gestione del registro dei volontari migliora la sicurezza e l'efficienza nella gestione dei dati e facilita anche la conformità al GDPR. Ad esempio:

• Protezione avanzata: I software digitali offrono misure di sicurezza avanzate come la crittografia dei dati, l'autenticazione a due fattori e i firewall. Queste misure rendono i dati più sicuri rispetto ai documenti cartacei, che possono essere facilmente persi, rubati o danneggiati.

• Controllo degli accessi: Un software permette di configurare i livelli di accesso, assicurando che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare i dati sensibili. Questo è molto più difficile da garantire con un registro cartaceo.

La transizione dal cartaceo al digitale offre numerosi vantaggi in termini di protezione dei dati, riduzione dei rischi e ottimizzazione delle operazioni. Per le Organizzazioni non profit, adottare soluzioni digitali rappresenta un passo importante verso una gestione più sicura, efficace e conforme alle normative vigenti.

Guarda come funziona il Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit.