Vidimare il Registro dei volontari

La vidimazione del Registro è uno step fondamentale per assicurare la sua operatività e l’inalterabilità delle informazioni contenute. Ecco tutto quello che c’è da sapere sulla vidimazione del Registro volontari.

Il DM 6 ottobre 2021 apre alla doppia possibilità di tenere il Registro dei volontari in formato cartaceo o elettronico.

• Se cartaceo, il Registro dei volontari va vidimato prima dell’utilizzo da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato alla vidimazione, di norma un segretario comunale. L’autorità provvederà a bollare le pagine del Registro precedentemente numerate. In fondo al Registro sarà infine riportato il numero totale di pagine disponibili.

• Se elettronico, il Registro deve in ogni caso rispettare i requisiti richiesti dalla normativa. In questo caso la validazione può avvenire grazie all’apposizione della firma digitale e della marca temporale. Come disposto dall’art. 2215-bis del Codice civile in materia di Documentazione informatica, è sufficiente che il Registro dei volontari sia firmato digitalmente una volta l’anno dal soggetto tenutario del Registro. Tale soggetto tenutario può essere il Legale Rappresentante dell’ente o un soggetto medesimo delegato a tale funzione di tenuta del Registro. 

Essendo possibile tenere il Registro in due modi, anche le modalità di vidimazione sono duplici.

• Per vidimare il registro volontari cartaceo si può fare richiesta al Comune dove ha sede l’organizzazione non profit, oppure ci si può recare in un qualsiasi studio notarile. È importante che la richiesta di vidimazione provenga dal Legale Rappresentante dell’organizzazione o di una persona con delega del Legale Rappresentante. In caso questo non sia possibile, potrà farlo una qualsiasi altra persona sia stata delegata dallo stesso. Oltre all’eventuale delega saranno necessari:

  • la richiesta scritta di vidimazione del Registro volontari

  • la copia di un documento di identità valido

  • il Registro da vidimare

• In caso di registro volontari elettronico, la vidimazione avviene attraverso l’apposizione periodica della marca temporale e della firma digitale. Un documento firmato digitalmente e marcato temporalmente ha infatti valenza legale, non sono invece sufficienti generici file in formato pdf, excel o simili che non siano certificati ufficialmente e che non garantiscano l’inalterabilità delle informazioni.

• Nel caso del cartaceo, il Registro volontari va vidimato una sola volta, previo utilizzo, fino all’esaurimento delle sue pagine. Nel caso in cui l’ente sia già in possesso di un Registro vidimato, c’è la possibilità di continuare ad utilizzarlo, ma solo se corrispondente alle caratteristiche richieste dal D.M. 6 ottobre 2021.

• Per il registro elettronico, anche in questo caso va firmato almeno una volta all'anno apponendo la firma digitale. Infatti, se il registro elettronico assolve alla requisito di inalterabilità del dato, non è necessario firmare ogni volta che si inserisce un nuovo volontario. Nel caso del Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit, consigliamo di creare prima tutte le anagrafiche dei volontari, inserirle tutte nel Registro e procedere con l'apposizione della prima firma digitale. Se necessario (ad esempio ci sono importanti variazioni nel numero di volontari o l'ente organizza un evento con molti volontari, si può procedere ad una seconda firma per cristallizzare la situazione dei volontari attivi in quel momento.

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