Il Registro dei volontari elettronico può essere un foglio excel?
No, non basta un foglio elettronico. I file excel o di altro formato non sono considerati tra le forme di registro possibili, ma sappiamo che spesso sono utilizzati in alcuni Enti per tenere traccia dei volontari che prestano attività. Consigliamo fortemente di procedere adottando un’altra forma di tenuta del registro accettata dalla normativa: cartaceo o elettronico. Consulta la tabella a questa pagina del sito.
Altre domande su norma
No. La legge non chiede né la vidimazione né la firma: il libro soci è un registro, cartaceo o elettronico, da tenere aggiornato e da mettere a disposizione degli associati. Tra i libri sociali l'unico da vidimare è il registro dei volontari (DM 6 ottobre 2021). Approfondisci in Libro soci e registro dei volontari.
Il registro cartaceo deve essere vidimato da un pubblico ufficiale o un notaio.
Se elettronico, il Registro deve in ogni caso rispettare i requisiti richiesti dalla normativa. In questo caso la validazione può avvenire grazie all’apposizione della firma digitale e della marca temporale.
Sono due strumenti distinti con finalità differenti: uno è finalizzato a definire chi può partecipare alla vita dell'ente, l'altro chi ha la qualifica di volontario.
Il Libro Soci è uno dei libri sociali obbligatori e può essere tenuto senza forma particolare. Il Registro dei volontari è il documento che riporta le informazioni di tutte le persone che prestano, presso l’ente, attività di volontariato e ha delle caratteristiche ben specifiche.
Il DM 6 ottobre 2021 apre alla doppia possibilità di tenere il Registro dei volontari in formato cartaceo o elettronico e in ogni caso deve rispettare i criteri di inalterabilità e gli obblighi di tenuta da parte dell’ente previsti.
Il Registro dei volontari è fondamentale per adempiere all’obbligo di assicurazione previsto. Infatti, solo i volontari che compaiono nel registro sono assicurati dall’ente ed è quindi necessario che la compagnia assicurativa possa verificare al suo interno la presenza del nominativo del volontario che ha subito il danno o lo ha causato. Leggi di più a questo articolo.
Tutti i volontari vanno assicurati, sia quelli abituali che quelli occasionali. È possibile stipulare polizze differenti per le due tipologie di volontari. Puoi approfondire la normativa a questa pagina.
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