Inserire le anagrafiche dei volontari

La procedura standard di iscrizione di un volontario nel Registro Digitale prevede che i dati dei volontari vengano caricati in primis come anagrafica e solo successivamente che tale anagrafica sia iscritta nel Registro dei Volontari, in modo da poter fare un secondo check rispetto alla correttezza dei dati.

Quindi, fino all’iscrizione nel Registro Volontari, l’anagrafica è modificabile, mentre una volta inserita non sarà più possibile farlo.

Questo perché, come richiesto dalla normativa, il Registro dei volontari deve essere costantemente aggiornato, inalterabile e garantire data certa di inserimento.

La sezione anagrafiche ti consente di gestire diversi aspetti aggiuntivi ma fondamentali che riguardano l'impegno dei volontari nelle attività dell’ente: 

• consente di avere una vista immediata dello stato di iscrizione o non iscrizione al Registro;

• fornisce un riassunto sullo stato di coinvolgimento in attività di volontariato e quindi fa chiarezza su chi sono i volontari attivi in ogni momento.

Puoi sempre monitorare il conteggio delle tue anagrafiche dalla sezione Profilo.

L’anagrafica è composta dai dati che la normativa di riferimento (DM 6 ottobre 2021) definisce come obbligatori e di altri dati facoltativi che comunque ti consigliamo di raccogliere per ottimizzare e semplificare la tua gestione dei volontari. 

Per ciascuna anagrafica caricata sarà creata una scheda corrispondente contenente i dati inseriti. I dati segnalati come obbligatori sono gli stessi che, una volta che il volontario sarà iscritto nell’apposita sezione Registro Volontari, andranno a completare la riga relativa a quel volontario.

Per caricare un’anagrafica è necessario cliccare su e compilare i campi richiesti con i dati del volontario (Fig. 2).

Una volta salvata, la scheda associata a quel volontario sarà consultabile e ancora modificabile (Fig. 3). Sul fondo della scheda, nel campo Cronologia aggiornamenti  sarà tenuta traccia di ciascun modifica.

Quando viene inserita un'anagrafica, al fondo della scheda è presente una sezione molto utile per chi si avvale di volontari da prima dell'adozione del Registro Digitale. La sezione si chiama Riferimenti a registri esterni (Fig. 5): in questo modo, puoi tenere traccia della data di inserimento del volontario all’interno di altri registri, ad esempio se stai passando da una forma cartacea a quella digitale.