Avviare la procedura di importazione anagrafiche
Se ti trovi in questo step, sei già in possesso di un file in formato CSV contenente i dati dei volontari organizzati come descritto nella guida. Vediamo ora come avviare la procedura per importare il file in formato CSV nel tuo Registro Digitale (sezione Anagrafiche).
Procedura di importazione
Apri il menu a tendina della sezione Gestione Volontari e clicca sulla voce Importa dati. Se non hai mai importato delle anagrafiche o se le hai già trasferite nella sezione Anagrafiche, incontrerai la schermata vuota (Fig. 1).
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Avvia la procedura
Clicca su Nuova importazione al centro della pagina, o sul tasto Importa CSV in alto a destra per iniziare la procedura.
Si aprirà la prima finestra di dialogo che ti guiderà nella procedura (Fig. 2).
Quindi, clicca su Prosegui.
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Come importare i tuoi dati
Nel secondo step della procedura guidata, trovi un riepilogo delle informazioni sui dati, obbligatori e non, dei tuoi volontari.
Inoltre, potrai scaricare un template con colonne predefinite per supportarti nell'organizzazione delle informazioni dei volontari (Fig. 3).
Quindi, clicca su Prosegui.
Per proseguire correttamente nella procedura, assicurati di avere a portata di mano il file delle anagrafiche dei tuoi volontari correttamente organizzato e in formato CSV.
Per approfondire la procedura di scaricamento del template e organizzazione del foglio di calcolo oppure se vuoi usare un file di cui sei già in possesso, ma vuoi prima verificare che rispetti i requisiti, consulta in maniera approfondita questa sezione delle guide.
Ricorda che puoi importare al massimo 150 volontari alla volta.
Se hai molti dati da importare, ti consigliamo di suddividerli e procedere a fare due o più importazioni, per evitare o ridurre al minimo l'errore e individuare più facilmente le correzioni da apportare.
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Caricamento dei dati in piattaforma
Nello step successivo, trascina il file in piattaforma o clicca per caricare un file dalla cartella in cui l'hai salvato sul tuo PC (Fig. 4) .
Una volta completata l'importazione del file, compariranno i dati dei tuoi volontari in piattaforma (Fig. 5).
Quindi, clicca su Prosegui.
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Assegnazione dei valori alle colonne
In questo step dovrai controllare le colonne e la correttezza dei valori associati: ad esempio, la colonna che contiene le informazioni sul comune di nascita, deve essere associata al valore birthplace/Comune di nascita (Fig. 6).
Se necessario, magari perché hai invertito delle colonne in fase di organizzazione del file, è proprio in questo step che puoi correggere l'organizzazione e abbinare l’intestazione al contenuto delle tue colonne cliccando il menu a tendina in ciascuna di intestazione.
Se hai riscontrato errori di abbinamento e vuoi riorganizzare il file, ti consigliamo di leggere la procedura in questa pagina della guida.
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Verifica dei dati
Seguirà l'analisi dei dati da parte del sistema (Fig.7) che dovrebbe durare pochi secondi.
Se il tuo file appare come in Fig. 8 tutte le anagrafiche sono state importate correttamente e puoi proseguire per completare l'importazione.
Se sono presenti errori il sistema lo segnalerà tramite alert (Fig.9). Dovranno essere apportate le dovute modifiche e dovrà essere iniziata nuovamente la procedura.
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Completamento della procedura
Cliccando su Prosegui, viene terminata la procedura e comparirà la seguente immagine (Fig. 10) .
Clccando su Chiudi, ritroverete le anagrafiche importate nella sezione Importa dati del vostro Registro (Fig. 11).
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Trasferire le anagrafiche nella sezione Anagrafiche del Registro
Le anagrafiche importate non vengono automaticamente inserire nella sezione Anagrafiche, questo per facilitare la gestione degli Import nel caso in cui ci fossero dati da eliminare e/o importare di nuovo.
Per spostare i dati nella sezione Anagrafiche basterà selezionarle pagina per pagina cliccando il quadrato nella prima colonna a sinistra vicino alla voce Nome e successivamente cliccare sul pulsante Sposta in anagrafiche sopra la tabella (Fig. 12)
Se hai importato molte anagrafiche, le troverai su più pagine e dovrai eseguire la procedura di trasferimento più volte.
Se hai necessità di importare le anagrafiche, ma hai un database frammentato oppure non hai tempo di eseguire la procedura, puoi contattarci alla mail: [email protected] per richiedere che l'importazione venga eseguita dal nostro team tecnico.