Che cos'è il Registro dei volontari?
Il Registro dei volontari è il documento che riporta le informazioni di tutte le persone che prestano, presso l’ente, attività di volontariato in modo non occasionale.
Ora che il Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS), è operativo, l’obbligo di tenere un Registro dei volontari è esteso a tutti gli Enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari e non è più limitato solo alle Organizzazioni di Volontariato e alle Associazioni di Promozione Sociale per le attività realizzate in regime di convenzione. Si tratta di un documento, da tenere sempre aggiornato, che consente di sapere sempre chi sono i volontari dell’organizzazione e che concorre a determinare il fatto che alcuni ETS – ODV e APS – si avvalgano in modo determinante e prevalente delle prestazioni volontarie e gratuite dei propri aderenti, così come previsto dalla legge.
Cosa deve contenere il Registro dei volontari?
Il Registro dei Volontari deve contenere i dati di ogni volontario abituale (non occasionale), mentre è facoltativo inserire quelli dei volontari occasionali. I dati da inserire sono quelli anagrafici che identificano la persona in modo univoco e quelli relativi al periodo temporale di prestazione delle attività volontaristiche.
Nello specifico, i campi del Registro da compilare per ciascun volontario sono:
- nome e cognome
- data e luogo di nascita
- il Codice Fiscale può essere inserito al posto di nome, cognome, data e luogo di nascita (suggerito per evitare omonimie)
- indirizzo di residenza (o il domicilio, se diverso)
- data di inizio dell’attività volontaria presso l’ente;
- data di fine dell’attività volontaria presso l’ente (quando si verifica)
Registro volontari e obblighi assicurativi
Il Registro dei volontari è fondamentale per adempiere all’obbligo di assicurazione previsto.
Infatti, solo i volontari che compaiono nel Registro sono assicurati dall’ente per infortuni e malattie connessi allo svolgimento dell’attività prestata e per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi nell’esercizio della stessa attività.
In caso di attività realizzata in regime di convenzionamento con ente pubblico, i costi relativi all’assicurazione sono a carico dell’ente pubblico.
Come deve essere redatto il Registro dei volontari?
La normativa prevede che il registro possa avere formato cartaceo o elettronico, in ogni caso esso deve rispettare i certi requisiti obbligatori. Il registro, infatti, deve essere inalterabile (ossia i dati inseriti non devono poter essere modificati nel tempo), contenere i dati dei volontari indicati come obbligatori, numerato progressivamente e, se cartaceo, bollato in ogni foglio e vidimato da un pubblico ufficiale abilitato (notaio o segretario comunale). Il registro elettronico o digitale, invece, può essere validato grazie all’apposizione della firma digitale e della marca temporale.
Un esempio di Registro volontari digitale conforme alla normativa è quello di Italia non profit, realizzato per consentire agli enti di assolvere immediatamente l’obbligo introdotto dalla Riforma per tutti gli ETS e per consentire una più semplice gestione dei volontari. La firma digitale, la marca temporale integrata e l’inalterabilità dei campi obbligatori garantiscono il rispetto dei requisiti formali, mentre le procedure guidate eliminano il rischio di errore nell’iscrizione dei volontari.
