Libri delle riunioni degli organi collegiali

Ogni organizzazione non profit deve tenere costantemente aggiornati, su libri e documenti previsti dalla legge, ciò che accade al suo interno in termini di vita associativa. Questi documenti sono i libri delle riunioni degli organi collegiali.

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Cosa contengono i Libri delle riunioni degli organi collegali

I libri degli organi collegiali contengono i verbali delle riunioni dell’assemblea, dell’organo direttivo e dell’organismo di controllo, incluse quelle per le quali non si è raggiunto il quorum costitutivo. 

Come devono essere redatti i Verbali degli organi collegiali

I verbali devono riportare l’ordine del giorno e le presenze degli associati o dei consiglieri; per l’assemblea, si dà atto anche delle deleghe in capo ad ogni socio e dei nomi dei soci rappresentati.
Per ogni punto all’ordine del giorno vengono riportati, in modo sintetico, la discussione e gli interventi dei soci, nonché i risultati delle votazioni. Rispetto all’elezione degli organi sociali devono essere redatti gli esiti delle votazioni per ogni componente.
Nel libro dei verbali del Consiglio Direttivo o Consiglio di Amministrazione è particolarmente rilevante che vengano identificati i favorevoli e i contrari all’adozione di ogni singola delibera, ai fini della definizione delle responsabilità conseguenti alle obbligazioni prese dalle organizzazioni nei confronti di terzi.
Il verbale deve essere sottoscritto da chi presiede la riunione e da una persona che funge da segretario. Infine, il verbale deve essere approvato dai componenti dell’organo in presa diretta oppure successivamente.
Di norma non sussiste l’obbligo di vidimazione dei libri delle riunioni degli organi sociali.
L’eventuale vidimazione dà garanzia in merito alla riferibilità del libro all’ente, e all'immodificabilità dei dati, definitivi per il semplice fatto di essere contenuti in un supporto preventivamente validato.

Riferimenti normativi

Art. 15 del Codice del Terzo settore
Art. 18 del Codice Civile

 

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