Che cos'è il libro soci?
È il documento che dice chi fa parte dell’associazione in un dato momento. Serve a calcolare i quorum delle assemblee, a stabilire chi ha diritto di voto e chi può essere eletto. Nel Codice del Terzo Settore hanno diritto di voto in assemblea gli iscritti nel libro degli associati da almeno tre mesi, salvo che lo statuto disponga diversamente (art. 24): la data di iscrizione nel libro conta.
Chi deve tenere il libro soci?
- Gli enti del Terzo settore associativi (APS, ODV, associazioni iscritte al RUNTS): il libro degli associati è tra i libri sociali obbligatori (art. 15, D.Lgs. 117/2017). Lo tiene l’organo di amministrazione, e gli associati hanno diritto di esaminarlo secondo le modalità previste dallo statuto.
- Le associazioni che non sono enti del Terzo settore: conviene verificare cosa prevede lo statuto. Il libro soci resta lo strumento con cui si stabilisce chi ha diritto di voto.
Cosa deve contenere il libro soci?
La legge non prescrive un modello. Per ogni socio servono i dati che permettono di identificarlo in modo univoco e le date che ne segnano la vita associativa:
- numero d’ordine progressivo;
- nome e cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale e residenza;
- data di iscrizione: l’ammissione di un nuovo associato si annota nel libro (art. 23);
- quota associativa versata, anno per anno, con la data del versamento;
- numero di tessera, se l’associazione la rilascia;
- categoria di socio, se lo statuto ne prevede più d’una (per esempio ordinario, sostenitore, onorario);
- data e motivo della cancellazione (recesso, esclusione, decesso).
Come si compila il libro soci?
Una riga per ogni socio, nell’ordine in cui viene ammesso. Quando un socio esce non si cancella la riga: si annotano data e motivo dell’uscita, così il libro conserva lo storico. Se la stessa persona rientra, ha una nuova iscrizione con un nuovo numero d’ordine. Il libro va tenuto aggiornato e conservato presso la sede dell’ente.
Il libro soci va vidimato?
No. Il libro soci non va vidimato né firmato: è un registro, che può essere cartaceo o elettronico. Tra i libri degli enti del Terzo settore l’unico da vidimare è il registro dei volontari (DM 6 ottobre 2021).
Libro soci digitale
Tenere il libro soci in formato elettronico è ammesso, e rende più semplice tenerlo aggiornato, registrare le quote e ritrovare lo storico. Molte associazioni hanno anche volontari: libro soci e registro dei volontari sono due libri distinti (non tutti i soci sono volontari e viceversa), ma riguardano spesso le stesse persone.
