Chi vidima il Registro volontari
Se cartaceo, il Registro dei volontari va vidimato prima dell’utilizzo da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato alla vidimazione, di norma un segretario comunale. L’autorità provvederà a bollare le pagine del Registro precedentemente numerate. In fondo al Registro sarà infine riportato il numero totale di pagine disponibili.
Se elettronico, il Registro deve in ogni caso rispettare i requisiti richiesti dalla normativa. In questo caso la validazione può avvenire grazie all’apposizione della firma digitale e della marca temporale.
Dove vidimare il Registro volontari
Per vidimare il registro volontari si può fare richiesta al Comune dove ha sede l’organizzazione non profit, oppure ci si può recare in un qualsiasi studio notarile. È importante che la richiesta di vidimazione provenga dal legale rappresentante dell’organizzazione. In caso questo non sia possibile, potrà farlo una qualsiasi altra persona sia stata delegata dallo stesso. Oltre all’eventuale delega saranno necessari:
- la richiesta scritta di vidimazione del Registro volontari
- la copia di un documento di identità valido
- il Registro da vidimare
Registro volontari: durata e validità
Il Registro volontari va vidimato una sola volta, previo utilizzo, fino all’esaurimento delle sue pagine. Nel caso in cui l’ente sia già in possesso di un Registro vidimato, c’è la possibilità di continuare ad utilizzarlo, ma solo se corrispondente alle caratteristiche richieste dal D.M. 6 ottobre 2021.
Come vidimare il Registro volontari digitale?
In caso di registro volontari elettronico, la vidimazione avviene attraverso l’apposizione periodica della marca temporale e della firma digitale. Un documento firmato digitalmente e marcato temporalmente ha infatti valenza legale, non sono invece sufficienti generici file in formato pdf, excel o simili che non siano certificati ufficialmente e che non garantiscano l’inalterabilità delle informazioni.
Un esempio di Registro volontari digitale conforme alla normativa è quello di Italia non profit, realizzato per consentire agli enti di assolvere immediatamente l’obbligo introdotto dalla Riforma per tutti gli ETS e per consentire una più semplice gestione dei volontari. La firma digitale, la marca temporale integrata e l’inalterabilità dei campi obbligatori garantiscono il rispetto dei requisiti formali, mentre le procedure guidate eliminano il rischio di errore nell’iscrizione dei volontari.
