Rendicontare un progetto significa rendere conto delle spese sostenute, quindi presentare dei giustificativi che dimostrino le uscite effettuate per la sua realizzazione.
Ogni progetto che viene finanziato tramite bando prevede tale dimostrazione e ogni bando (o ogni finanziatore) determina le proprie regole e linee guida per la rendicontazione dei fondi erogati, sono però rintracciabili alcuni elementi comuni che solitamente vengono richiesti dagli enti finanziatori (Fondazioni, aziende, ecc).
Le spese ammissibili
Non tutte le spese sostenute in concomitanza o a fronte della realizzazione del progetto vengono ritenute ammissibili. Questo dipende dalle logiche scelte dall’ente erogatore e quindi da quali costi ritiene debbano essere coperti dalla donazione e quali invece debbano essere a carico dell’ente.
Di frequente, le spese sostenute per la realizzazione di un progetto sono ritenute ammissibili quando:
- sono effettive, cioè realmente sostenute: hanno comportato un’effettiva uscita e non un impegno di spesa;
- sono pertinenti e chiaramente riferibili al progetto finanziato: sono state sostenute per realizzare il progetto e quindi i documenti fanno riferimento esplicito al progetto, oltre che essere autorizzate per la realizzazione di quella determinata azione;
- sono coerenti con il budget approvato: sono sostenute per realizzare le voci che sono riportate nel budget condiviso e approvato dal finanziatore;
- sono riferibili al periodo di realizzazione del progetto: devono essere state sostenute nel periodo in cui si sono svolte le attività di progetto, non prima e non dopo;
- sono tracciabili: sono state sostenute attraverso solo strumenti tracciabili (sono quindi escluse le spese sostenute in contanti);
- sono comprovabili: hanno come prova documenti che fanno riferimento al progetto (le fatture o i giustificativi di spesa devono essere relativi al progetto finanziato).
La rendicontazione: un'opportunità
Avere un occhio già predisposto alla rendicontazione durante la messa in opera del progetto, e quindi nel “periodo di spesa”, è di supporto nel momento vero e proprio della rendicontazione: in questo modo non solo si andrà ad adempiere ad un compito necessario – quello di dimostrare come sono stati investiti i soldi percepiti – ma anche a rileggere la storia del progetto e ad apprendere come l’ente opera.
La rendicontazione è sicuramente un momento burocratico del progetto ma sempre di più rappresenta un’opportunità per comprendere cosa l’organizzazione può fare per razionalizzare alcuni costi e dove si può invece andare ad investire maggiormente.
