Superata la parte di grant scounting, individuato il bando che può interessare il tuo ente, appurato che detieni le caratteristiche per partecipare e le risorse per iniziare a progettare, si parte stilando l’elenco dei documenti necessari e richiesti dal bando, nonché con la raccolta della documentazione richiesta.
Ancora però non siamo all’interno della fase prettamente progettuale. Per quella è utile porsi alcuni domande, le cui risposte risultano fondamentali nella determinazione dell’essenza del progetto. Ciò che emergerà, è utile che venga reso patrimonio comune all’interno del team e tra gli attori coinvolti perché è una rilettura di quello che l’ente fa operativamente e di come può migliorare alcuni processi, di come si interfaccia con l’esterno, di quali sono i punti di forza su cui far leva nei flussi di lavoro e quali invece quelli di caduta per i quali è necessario invece mettersi in gioco e trovare soluzioni al fine di migliorare.
Ecco tutte le domande da porsi prima di progettare!
Da soli o in rete?
Molti bandi permettono agli enti di partecipare presentando progetti che vengono svolti dal soggetto singolo che presenta la richiesta di finanziamento, molti altri invece rendono vincolante la strutturazione di una rete alla partecipazione.
In ogni caso, la rete non è una mera formalità, ma è un insieme di attori che, anche solo temporaneamente, collaborano condividendo competenze e risorse.
Nel caso si scelga di progettare in rete (perché obbligatorio, perché è una scelta strategica per l’ente, perché caratteristica preferenziale del bando) è opportuno far nascere prima la rete e poi il progetto: contatti, incontri, scambi con altre realtà interessate ad offrire un positivo contributo arricchiscono il progetto ma migliorano anche le relazioni dell’ente, utile sotto molti punti di vista.
Lavorare in rete, nella pratica significa anche unire realtà diverse e spesso target d’utenza diversi, oppure uno stesso target può trarre beneficio da organizzazioni differenti che magari prima non si erano incontrate.
Qual è il contributo del donatore?
Molto spesso (quasi sempre) all’interno del bando, l’ente erogatore (la Fondazione, l’azienda, il donatore in generale) stabilisce un massimale all’erogazione su singolo progetto.
Questo massimale è indipendente dal costo effettivo che può avere il progetto e va tenuto in grande considerazione perché da un lato, indica la dimensione della richiesta al donatore, dall’altro la dimensione del progetto che comporta anche un’analisi delle capacità di spesa, di investimento e di attirare ulteriori risorse (da enti esterni) dell’organizzazione.
È buona prassi identificare i costi del progetto e poi tararli sul contributo dell’ente erogatore, in modo da capire quali sono i margini di sviluppo del progetto (e quindi quali spese inerenti andare a sostenere ulteriormente).
A cosa contribuisce il donatore?
La donazione erogata tramite bando (ma la stessa cosa può valere per call di più ampio respiro o contest, contributi ecc) è per quasi la totalità dei casi vincolata a determinati aspetti del progetto e quindi a determinate voci di costo.
L’esempio più classico è quello dei costi di struttura: i bandi, salvo rare eccezioni (si veda ad esempio gli stanziamenti di alcune Fondazioni di Origine Bancaria durante la prima ondata del Coronavirus nel 2020) non sostengono i costi fissi degli enti ma vogliono andare a finanziare i costi legati al progetto e alla sua effettiva realizzazione.
Capire questo discrimine è fondamentale per identificare fin da subito cosa può essere richiesto e cosa invece non è eleggibile di finanziamento come costo sostenuto all’interno del progetto: ciò aiuta nella progettazione ma anche nell’identificazione di quelle che sono le caratteristiche stesse dei progetti e come know-how interno per la razionalizzazione delle risorse.
Quale timing deve avere il progetto?
Anche in questo caso, i bandi richiedono spesso che i progetti siano circostanziati a un determinato territorio (o a più territori definiti) e che si svolgano in un determinato periodo temporale.
Questo permette all’organizzazione di avere ben chiaro entro quale data il progetto deve produrre i suoi output, quindi quale work-flow deve essere messo in atto per realizzare gli obiettivi che si è prefissato. Oltre che avere presente quale è la dimensione territoriale all’interno del quale si deve svolgere, il che significa avere visione sulle reti attive o da attivare, sui competitor, sul target di riferimento, su eventuali partnership a supporto del progetto, sulla comunicazione che ne deriverà.
A chi è rivolto il progetto?
Sebbene il progetto sia un prodotto dell’organizzazione non profit, che in tutte le fasi lo identifica, la crea e lo realizza, questo è rivolto ad un target terzo, destinatario delle azioni e dei benefici che il progetto stesso realizzerà.
È fondamentale identificare con precisione i beneficiari diretti e indiretti (quelli cioè su cui si va ad incidere con le azioni e quelli che invece beneficiano delle esternalità positive che queste azioni producono), comprendere i loro reali bisogni, quando possibile coinvolgendoli direttamente nella progettazione.
Nella stragrande maggioranza dei casi, i beneficiari sono esterni all’ente ma possono esserci anche possibilità per le quali i beneficiari sono gli operatori stessi dell’organizzazione o i suoi volontari (ad esempio nel caso di progetti formativi): anche in questo secondo caso, è utile il coinvolgimento, l’ascolto e la collaborazione. Sempre una buona prassi per rendere le azioni più mirate ed efficaci.
Quali risorse umane coinvolge il progetto?
La progettazione per presentare un progetto ad un bando richiede all’organizzazione anche la rilettura dei ruoli interni o comunque una loro visualizzazione secondo una lente diversa: quella richiesta dal finanziatore che desidera andare a supportare in modo particolare alcune aree. Questo non significa che per realizzare un progetto non siano necessarie risorse umane ulteriori e quindi l’organizzazione si deve chiedere se servono nuovi collaboratori (siano questi volontari, operatori o Servizio Civile Universale, ecc) e rispetto a quali attività, come si possono trovare queste nuove energie e attraverso quali canali.
Anche in questo caso, cioè se l’organizzazione ritiene utile attivare delle risorse finalizzate alla realizzazione del progetto, è utile condividere il percorso con chi operativamente si occuperà della messa in opera e quindi della buona riuscita oltre che della sua narrazione
Quali risorse economiche ha a disposizione l'ente per il progetto?
È fondamentale, preparandosi alla progettazione, valutare le risorse economiche che l’ente ha a disposizione, anche nei casi in cui il bando non prevede una quota di cofinanziamento. Può capitare infatti che il progetto preveda delle spese impreviste, che l’ammontare previsto di determinate voci di costo in corso d’opera aumenti o che il donatore (azienda, fondazione, ecc) trasferisca il contributo a progetto già iniziato se non concluso. È quindi utile avere almeno parzialmente le risorse necessarie a pagare le spese definitive o emerse in seguito.
Quali collaborazione attiva il progetto?
L’ultima cosa che infine vale la pena ricordare risiede nella natura collaborativa dei progetti: indipendentemente dalle reti attivate, la condivisione interna è sempre una buona scelta quando si decide di partire con la progettazione per un bando: aiuta il progetto a delinearsi, supporta lo scambio virtuoso tra le diverse aree dell’ente, fa nascere idee innovative, crea una visione più strutturata dei network dell’ente e infine supporta nella razionalizzazione e nell’efficientamento delle risorse economiche concentrate verso uno scopo comune, la buona riuscita del progetto, prima che l’ottenimento del finanziamento.
