Ogni ente erogatore (Fondazione, azienda, ecc) che – attraverso un bando – trasferisce risorse ad un altro soggetto ha la necessità di avere informazioni precise e dettagliate del beneficiario del finanziamento, talvolta anche ponendo qualche criterio di scelta fin dalla determinazione dei documenti da presentare per i soggetti ammissibili.
Ogni bando, infatti, richiede di presentare determinati documenti, necessari in primo luogo a determinare l’esistenza e la natura dell’ente.
I documenti essenziali
Ogni bando – ma tutte le opportunità di finanziamento strutturate attraverso call pubbliche – richiede la presentazione di determinati documenti, necessari in primo luogo a determinare l’esistenza e la natura dell’ente.
Prescindendo dalla varietà di bandi che si possono incontrare, solitamente i documenti essenziali richiesti per ottenere un finanziamento, sono:
- lo Statuto
- l’Atto Costitutivo
- il Bilancio consuntivo dell’anno precedente o, se non disponibile, il preconsuntivo firmato dal legale rappresentante
- il Bilancio preventivo dell’anno corrente
- la fotocopia del documento di identità del Legale Rappresentante (se delegato anche del delegante con atto di delega).
Tutti documenti che, salvo problematiche particolari, ogni ente ha a disposizione.
Altri documenti necessari
Vengono spesso richiesti ulteriori documenti, come ad esempio una Relazione sulle attività in corso, il Certificato di attribuzione del codice fiscale o la Dichiarazione antimafia.
La Relazione sulle attività in corso, a differenza degli altri due documenti citati che sono prodotti da enti terzi, è un documento realizzato dall’ente stesso ed è utile al donatore perché descrive ciò che l’ente ha fatto e ciò che l’ente ha in programma di fare: utile per far comprendere le reali competenze dell’ente e per dimostrare la sua storia pregressa.
Ci sono poi documenti più connessi al tema della sostenibilità dell’ente e legati direttamente al bando e alla progettazione, finalizzati a comprendere il progetto e i suoi obiettivi. Questi sono:
- il Budget dei costi;
- il Piano finanziario del progetto;
inoltre talvolta viene richiesta l’Analisi delle entrate dell’organizzazione nell’ultimo triennio.
I primi due documenti molto spesso non devono essere autoprodotti dall’ente ma viene richiesto di generarli inserendo le voci dei costi previsti per il progetto all’interno di un formulario dove, insieme al contenuto, si dettagliano con precisione le voci relative alle spese che si intendono sostenere (talvolta anche generando variabili e indicatori).
4 consigli per prepararsi alla produzione dei documenti quando si partecipa ad un bando
- quando leggi il bando, stila subito un elenco di tutti i documenti richiesti, segnandoti quelli che hai immediatamente disponibili e quelli che invece è necessario reperire;
- identifica chi è il referente (interno o esterno all’ente) che potrebbe fornirti i documenti che ti mancano poiché può capitare che alcuni documenti necessitino di dati non in tuo possesso ma prodotti da terzi (statistiche, report, analisi, elenchi di servizi già presenti, elenchi di partnership già attuate, ecc);
- inizia ad abbozzare i documenti di cui non disponi subito, come il piano finanziario del progetto, che si va a definire man mano che il progetto prende forma, identificando subito i limiti di spesa non valicabili previsti dal bando;
- identifica in modo chiaro le richieste esplicite del bando (spesso contenute nel formulario) perché sono lo standard da seguire: il progetto può essere innovativo, ben strutturato, essenziale per il territorio e per i beneficiari ma non essere approvato perché non rispetta le caratteristiche richieste, il formulario era compilato male, carente, privo di informazioni obbligatorie
In ogni caso, niente paura! Per la stragrande maggioranza dei casi, il bando è accompagnato da testi che supportano anche la produzione di questi documenti: molto spesso vi è una guida alla compilazione oppure sono presenti F.A.Q. dedicate.
