Un evento benefico è uno tra gli strumenti di raccolta fondi più diffuso e noto. Attraverso un evento un'organizzazione non profit può farsi conoscere, fare attività di lead generation e raccogliere i fondi necessari per supportare la realizzazione di progetti e attività. Pur essendo molto utilizzato è uno strumento complesso e che necessita di grande pianificazione.

Cosa sono gli eventi per il fundraising

L’evento è lo strumento di fundraising al quale si pensa più facilmente. È particolarmente gradito dai piccoli enti non profit, ma essendo uno strumento che richiede un grande sforzo produttivo, non sempre è il più adatto per questa categoria di organizzazioni.

L’evento permette di raccogliere fondi da molti donatori, creando un contesto in cui poter dialogare in maniera diretta. Il rischio più alto che si deve prendere in considerazione quando si sta progettando un evento di raccolta fondi è la possibilità che l’investimento iniziale superi il valore delle donazioni raccolte. L’evento è uno strumento di raccolta fondi che necessita di una grande pianificazione per raggiungere l’obiettivo prefissato, e si deve lavorare molto bene sia sul budget che sulle modalità di donazione.

Tipologie di eventi non profit

Gli eventi di raccolta fondi possono essere di moltissimi tipi, e creare una lista esaustiva è davvero impossibile. Più la creatività e la fantasia degli enti è ampia, più è possibile individuare eventi di raccolta fondi adatti all’ente ed efficaci rispetto all’obiettivo. In ogni caso di seguito si riportano alcuni esempi: eventi in piazza, feste e sagre, serate di gala, concerti, spettacoli teatrali, lotterie, aste benefiche, pesche di beneficenza, eventi sportivi, cene, tornei, anteprime cinematografiche, sfilate sono di certo tra i più comuni.

Cose che devi assolutamente sapere prima di organizzare un evento di raccolta fondi

Le possibilità per organizzare un evento di raccolta fondi sono davvero moltissime, per districarsi e scegliere con oculatezza tra questa moltitudine di opportunità si può sempre partire dal più facile. Se l’obiettivo è esclusivamente raccogliere fondi, la modalità più efficace e sicura sono gli eventi realizzati da terzi. In questo caso qualcun altro (un singolo, un gruppo di individui, un’azienda o un ente) realizza un evento o un’iniziativa di raccolta fondi di cui l’ente è beneficiario. Questo dà la possibilità di avere i fondi, senza l’investimento nelle attività di organizzazione.

Ma attenzione! Ci sono alcune variabili da tenere bene a mente:

  • Strategia, ovvero quale obiettivo strategico si vuole raggiungere con l’evento;
  • Risorse. Verifica delle risorse a disposizione su cui poter costruire un evento di maggior successo e con minor impatto sul budget;
  • Impatto. Valutare con molta attenzione quanto l’organizzazione di un evento di raccolta fondi possa impattare sull’attività di routine di un’organizzazione, l’evento è altamente time consuming;
  • Target. identificare per quale pubblico è costruito l’evento, il come e il cosa si realizzano di conseguenza. Un evento potrebbe avere lo scopo di acquisire nuovi donatori, coinvolgere maggiormente quelli che ci sono, ringraziare e fidelizzare, oppure essere rivolto specificatamente a grandi donatori. Qualsiasi sia la tipologia che si sta organizzando, tenere presente a quali donatori si vuole arrivare è una buona regola. [1].
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Aspetti strategici di una raccolta fondi

Oltre alla raccolta fondi, un evento potrebbe avere degli obiettivi secondari importanti. Per esempio:

  • la comunicazione e il posizionamento dell’organizzazione o di un progetto della stessa: acquisire maggiore visibilità, far conoscere maggiormente la causa;
  • acquisire nuove relazioni: ampliare la rete relazionale dell’ente, acquisire nuovi contatti con volontari, grandi donatori, aziende, testimonial o influencer…
  • ringraziare: l’evento può essere utilizzato anche come passaggio interessante di donor care, per apprezzare e ringraziare i donatori, per motivare staff e cda, per gratificare i volontari

L’aspetto fondamentale rimane comunque l’importanza di pianificare, è un tema importante per tutte le attività di fundraising, ma fra tutte in primis per gli eventi. Le fasi di pianificazione da tenere in considerazione sono:

  • Analisi preliminare e definizione del concept;
  • Pianificazione delle attività, piano economico incluso. Il budget per gli eventi di raccolta fondi è indispensabile per stimare i proventi e fare un’analisi del ROI;
  • Gestione e realizzazione delle attività pianificate;
  • Valutazione e rendiconto [2].

Vantaggi di un evento per la raccolta fondi

Con la dovuta cognizione di causa, qualsiasi non profit può organizzare un evento per la raccolta fondi. Ecco i principali vantaggi: 

  • coinvolgere un elevato numero di persone in un unico momento;
  • allargare la base dei propri sostenitori o in generale variare la tipologia di pubblico a cui ci si rivolge;
  • offrire qualcosa, intrattenimento, cultura, informazioni, gadget, un pasto, in cambio del contributo;
  • ringraziare, fidelizzare e apprezzare i propri stakeholder;
  • far conoscere l’organizzazione, i suoi valori, le sue attività;
  • raccogliere i dati dei partecipanti, nel rispetto della GDPR, così da poterli coinvolgere nuovamente in seguito

I 5 consigli essenziali per organizzare un evento di beneficenza

  1. Se l’obiettivo è di allargare il proprio pubblico è importante dotarsi di tutto ciò che serve per la raccolta dei contatti: schede agili e fruibili per la raccolta dei dati, aggiornate dal punto di vista della privacy, magari digitali – il formato digitale faciliterebbe l’archiviazione – o in alternativa fornite da personale in grado di sensibilizzare il pubblico sull’importanza della raccolta del dato;
  2. Quando, in fase di pianificazione, si verificano le risorse a disposizione, potrebbe essere interessante valutare la possibilità di avere partner tecnici e aziende disponibili a donare beni e servizi utili alla realizzazione dell’evento. Questo permetterebbe di tenere i costi bassi e magari sviluppare ulteriormente relazioni già in essere. Inoltre è utile per migliorare il ROI;
  3. Avere un comitato/gruppo di lavoro dedicato all’organizzazione dell’evento, che lavori a tutte le fasi di realizzazione dello stesso. Questo permette di ingaggiare molti volontari sulle attività di raccolta fondi, con uno strumento che li mette a loro agio dal punto di vista della sollecitazione del denaro [3];
  4. Fare tesoro di ciò che si è imparato per rendere ripetibili eventi creando un format di successo. Per realizzare questo aspetto è importante sempre prevedere un momento di follow up finale;
  5. E’ importante realizzare una mappatura delle relazioni prima e dopo l’evento; nelle fasi di pianificazione serve per rintracciare partner tecnici che supportino l’evento, ma anche il pubblico di riferimento. Dopo la realizzazione serve per valutare come sia stata ampliata la rete relazionale grazie alla specifica iniziativa e quindi a valutarne l’efficacia.

Potrebbe accadere che….

  • Non si è pensato a tutti i possibili rischi e imprevisti. Questo può essere migliorato prevedendo che all’interno del gruppo di lavoro ci siano alcune persone dedicate a pensare a tutti i possibili rischi, favorendo la ricerca di soluzioni e misure preventive;
  • nonostante la pianificazione e la sensibilizzazione delle persone coinvolte rispetto alla raccolta dei dati dei partecipanti all’evento, i risultati di nuovi contatti in nostro possesso siano scarsi o parziali. In questo caso potrebbe essere opportuno  pianificare un’azione di ringraziamento e rilancio al termine dell’evento per completare la raccolta dati;
  • si raggiungono risultati inattesi, sia positivi sia negativi; questo fa parte delle importanti fasi di processo delle attività di raccolta fondi, o si vince o si impara, sempre! 

NOTE

[1] N. Bedogni “Eventi per il fundraising” 2018 Philantropy
[2] N. Bedogni “Eventi per il fundraising” 2018 Philantropy
[3] A cura di L. Zanin “Raccolta fondi e welfare di prossimità”2015 LibreriaUniversitaria

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