Cos’è e come si costruisce un database per la raccolta fondi

mercoledì, 29 Luglio 2020

Un database è un sistema informatico che consente la memorizzazione e la catalogazione di grandi quantità di informazioni. Per le organizzazioni non profit la raccolta di informazioni dei donatori è di cruciale importanza, perché permette di costruire campagne di fundraising più efficaci.

Che cos’è un database per il fundraising

Se partiamo dal presupposto che il fundraising è un processo di principi e tecniche per coltivare relazioni durature nel tempo, il principale alleato della vostra raccolta fondi sarà il database. II database infatti non è solo un contenitore di dati, ma è il vero motore della raccolta fondi. Raccogliere le informazioni su donatori e sulle donazioni con continuità e professionalità, in modo sistematico, costante e coerente con le vostre strategie di fundraising, soluzioni IT come il database vi permetteranno di rendere le attività assolutamente più veloci ed efficaci. 

Esistono diversi database specializzati e dedicati proprio per il fundraising; non è necessario inventarne uno ogni volta o adattare soluzioni esistenti di altri programmi per evitare di spendere. Ci sono diverse software house che rispondono alle diverse esigenze delle organizzazioni non profit anche di modici budget

Cose che devi assolutamente sapere sul database

Per far si che il database non sia solo un contenitore di dati è fondamentale: inserire e registrare i dati con un metodo e una strategia condivisa, utilizzarlo e interrogarlo per decidere le azioni da intraprendere, pianificare e realizzare azioni diversificate per gruppi di donatori diversi. L’obiettivo è proprio questo: non è estrarre valore dal donatore, ma crearlo con lui. Quindi è necessario conoscerlo, avere i suoi dati, la sua storia ben archiviata per costruire nel tempo una relazione che risponda alle sue aspettative ed esigenze, che parli di lui, delle  sue emozioni e desideri rispetto alla nostra causa e ai nostri beneficiari. Per questo è essenziale:

  • inserire i dati con metodo e criteri puntuali;
  • continuare ad inserirli nel tempo;
  • utilizzare il database il più possibile, in tutte le fasi della pianificazione e realizzazione del fundraising.

Le tre variabili con cui si può segmentare il database sono [1]:

  • recenza: quanto tempo è passato dall’ultima donazione;
  • frequenza: quante volte il donatore ha donato in un anno;
  • ammontare: l’importo della donazione.

Queste variabili combinate fra loro danno la possibilità al fundraiser di creare gruppi e segmenti di donatori a cui far arrivare comunicazioni molto mirate, con contenuto personalizzato e una call to action differenziata.  

Perché è importante l’impiego del database nella raccolta fondi

Il database per il fundraising può sembrare un gran investimento di tempo e denaro. Ma è un investimento di grande valore, e sarebbe molto più “costoso” non averne uno, perché si perderebbero tantissime opportunità e non si riuscirebbe a curare la relazione con i donatori come invece meritano. Se al di sotto ai 1000 donatori si possono utilizzare soluzioni estemporanee di raccolta dei dati, quando si supera la soglia dei 1000 donatori il consiglio è di iniziare ad esplorare soluzioni IT dedicate. Ecco alcune delle funzionalità che il database può svolgere per un’organizzazione non profit: 

  • tenere traccia delle donazioni e dei donatori raggiunti. In qualsiasi momento vi permette di avere informazioni su questi temi;
  • mettere al sicuro la storia di un donatore, perché si possono inserire non solo i numeri ma anche considerazioni qualitative;
  • è un supporto nell’analisi, valutazione e pianificazione delle attività di fundraising;
  • è un importante strumento per la rendicontazione dei dati e delle attività a tutti gli stakeholder della propria organizzazione;
  • è un supporto alla gestione amministrativa e finanziaria;
  • è un supporto fondamentale per la comunicazione sia verso l’esterno che verso l’interno.

Come scegliere il database più idoneo

Non c’è un database per il fundraising in assoluto migliore di un altro: ci sono più soluzioni sul mercato che possono rispondere ad esigenze diverse. L’importante è valutare gli effettivi bisogni del tuo ente e scegliere lo strumento più idoneo per rispondervi prestando attenzione al rapporto investimento-risultato (e ai costi che l’ente può effettivamente sobbarcarsi). Ecco alcuni criteri da valutare con attenzione rispetto alla scelta di una possibile soluzione:

  • la disponibilità della software house a illustrare una DEMO o dare una prova gratuita per un certo periodo di tempo. Anche avere referenze di clienti altri che usano o hanno usato il loro software per avere feedback operativi;
  • gli aspetti tecnici (per es. possibilità di personalizzazione, modalità di accesso, back up…);
  • il grado di assistenza post installazione che il fornitore è in grado di garantire;
  • la facilità di utilizzo e il layout “user friendly”;
  • la possibilità di ottenere report e statistiche;
  • la capacità di integrazione con altri sistemi gestionali già presenti in organizzazione per altre attività (in particolare rispetto al database amministrativo – contabile e software o piattaforme per la comunicazione);
  • livello di formazione, accompagnamento allo start up e assistenza vi può dare il fornitore.
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5 consigli essenziali per organizzare il proprio database

  1. Avere una persona dedicata o un piccolo gruppo di lavoro. Possono essere anche dei volontari, ben formati e supervisionati. Troppo spesso le organizzazioni affidano l’inserimento dei dati a figure volanti perché “non c’è  nessuno che lo fa o nessuno ha tempo di farlo” questo atteggiamento è da invertire, e dare la giusta rilevanza al dato, al suo inserimento e al suo utilizzo.
  2. Studiare e condividere linee guida di inserimento e imputazione dei dati. Non basta avere un database e tenerlo aggiornato: è importante che ci sia una logica condivisa di inserimento e una tensione continua al cercare di raccogliere sempre più dati possibili.
  3. Concepire l’utilizzo del database come un processo che si inizia, si fa crescere e accompagna nel tempo le attività di relazione con i donatori. È possibile, che nel tempo ci siano esigenze diverse e si possa anche cambiare soluzione IT.
  4. Il database quando c’è e ha al suo interno dei dati va usato come parte integrante della routine di lavoro di una organizzazione non profit. Nella relazione con i donatori, per esempio, si può utilizzare anche per mandare comunicazioni dal database stesso, estrarre statistiche, o si può decidere di aggiornarlo dopo una chiamata telefonica con un donatore.
  5. Integrare il database con le funzioni di amministrazione e comunicazione. Più il database dialoga con queste parti dell’organizzazione, meglio sarà investito il vostro tempo e il vostro denaro. Per questo motivo la scelta di dotarsi di un database per il fundraising non può essere fatta in modo distaccato dal solo ufficio fundraising, ma va condivisa con il resto dell’ente.

Potrebbe accadere che…

  • qualcuno si proponga di creare un software “in casa” per risparmiare. È un risparmio iniziale, che non produce valore nel lungo periodo. Ci sono soluzioni IT sul mercato, testate da moltissime organizzazioni non profit che permettono con modici investimenti di creare un grande valore aggiunto nel quotidiano;
  • si investa tempo e denaro per l’acquisto di un database per la raccolta fondi e poi venga utilizzato al di sotto delle sue potenzialità. Per questo è molto molto importante la condivisione dell’impegno e dell’importanza del database con il resto dell’organizzazione e avere qualcuno di dedicato che se ne occupi;
  • scopri che dentro al database non ci sono le informazioni che ti servono. Qui si torna al tema dei criteri con cui vengono archiviati i dati: l’imputazione e chi lo fa sono parte fondamentale della gestione e uso del software;
  • attraverso l’analisi dei dati scopri che quello che tu pensavi dei donatori non è quello che pensano e desiderano loro. Bene! Vuol dire che sei sulla strada giusta. Il DB sta facendo il suo lavoro.

NOTE

[1] Birkholz J. “Fundraising Analytics: Using Data to Guide Strategy”

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