Colloquio per la raccolta fondi: cos’è e quando utilizzarlo

mercoledì, 29 Luglio 2020

Il colloquio per la raccolta fondi è una pratica che si utilizza per permettere al fundraiser di entrare in contatto diretto con i donatori. È una pratica poco diffusa tra le piccole e medie organizzazioni, ma molto efficace, perché permette di creare una campagna più vicina e personale per il donatore. Scopriamo qualcosa in più su questo importante strumento nelle mani delle organizzazioni non profit.

Che cos’è il colloquio

Il colloquio per la raccolta fondi permette al fundraiser o a una persona incaricata dall’ente non profit di presentare una proposta di donazione a un donatore o aspirante tale. Il colloquio può essere realizzato sia per una prima donazione sia per un rinnovo, e non ultimo anche solo per mantenere viva e calda la relazione con lo stesso, per cui informare o ascoltare.

Per quali tipologie di organizzazioni è consigliato il colloquio

Questo strumento rappresenta il cuore della relazione con i donatori, permette di instaurare una relazione personale e costruire un rapporto di fiducia nel lungo periodo. Per questo motivo è quello che meglio si addice alla sollecitazione dei grandi donatori. È molto efficace e alla portata anche delle organizzazioni che non dispongono di grandi budget. Tuttavia proprio perché obbliga il fundraiser a mettersi in gioco in prima persona è anche lo strumento che può creare maggior imbarazzo poiché molte persone faticano a chiedere. Vale la pena di ricordare che il fundraiser non ha lo scopo di portar via qualcosa a qualcuno, anzi, ha l’obiettivo di aggiungere qualcosa, di stare assieme al donatore, dalla sua stessa parte, complici verso la soluzione di un problema [1]. Anche se può non sembrare, fare dei buoni colloqui richiede competenze e metodo, requisiti che non hanno a che fare con la dimensione dell’organizzazione non profit che decidono di intraprendere una campagna di questo tipo. 

Cose che devi assolutamente sapere sui colloqui per la raccolta fondi

Il rapporto tra donatore e organizzazione è sempre un rapporto libero. Gli enti non profit possono chiedere e fare una proposta di donazione ed è libertà del donatore declinare l’invito. Per questo, onde evitare di perdere tempo e di realizzare colloqui inefficaci, è fondamentale preparare con grande cura il colloquio per la raccolta fondi. Puoi rendere lo strumento efficace personalizzando, conducendo un piccolo studio o ricerca che ti permette di avere tutte le informazioni che servono al momento dell’incontro.

Tipologie di donatori e classificazione dei contatti

Al fine di una buona riuscita del colloquio, è bene classificare i contatti dei donatori con cui si entrerà in relazione. I contatti si qualificano per Collegamento, Abilità e Interesse (C.A.I.): il primo indica il grado di vicinanza tra il donatore e l’ente non profit, il secondo la disponibilità economica (ma non solo) del donatore, il terzo ed ultimo, ma non meno importante, quanto il donatore potrebbe essere vicino ai valori e progetti dell’ente. Non c’è una variabile più importante di un’altra, tuttavia è importante procedere qualificando bene i contatti di cui si dispone per organizzare il lavoro. Inoltre è molto importante raccogliere quante più informazioni possibile sul donatore prima di incontrarlo, per esempio: storia dettagliata delle donazioni, a quale progetto ha già donato, informazioni biografiche sul donatore, interessi rispetto alla causa, come è entrato nel nostro raggio d’azione, background del donatore e della sua famiglia, possibile disponibilità di donazione.

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La tecnica delle 5 mosse

Il colloquio per la raccolta fondi non è da intendersi come un’attività one off da realizzarsi una tantum. Anzi è da intendersi più come un processo, infatti si basa sulla cosiddetta tecnica delle 5 mosse [2]:

  • Approccio: è un contatto iniziale con un potenziale donatore;
  • Coltivazione: è il contatto che ha lo scopo di attirare una donazione. Serve per approfondire la relazione e acquisire maggiori informazioni sul donatore rispetto alla causa o al progetto;
  • Sollecitazione: è l’azione precisa per presentare la richiesta di donazione;
  • Follow up richiesta: sono le azioni dedicate a potenziare la richiesta e garantire che la donazione venga effettuata;
  • Rendicontazione: è il contatto attraverso cui si ringrazia e si restituisce al donatore che il suo contributo è stato utile e ben utilizzato dall’organizzazione non profit; in sostanza l’impatto che ha avuto.

Vantaggi per una non profit

Realizzare una campagna di colloqui per una non profit è vantaggioso poiché rappresenta uno strumento fondamentale per lo sviluppo delle relazione con i donatori. Un colloquio per la raccolta fondi contempla quel giusto mix di strumenti che incontra donatori diversi anche rispetto all’ammontare della donazione. Parlando infatti della sostenibilità economica dell’azione di fundraising è importante sapere che le grandi donazioni portano  l’80% della raccolta fondi e sono date dal 20% dei donatori [3]. Quindi lo strumento più adeguato per una richiesta di una grande donazione è uno strumento caldo, diretto, che permette di essere vicino e approfondire la relazione con un donatore. 

I 5 consigli essenziali per realizzare il colloquio perfetto

  1. Scegliere la persona che condurrà il colloquio è importante, trattandosi di una relazione di fiducia infatti, è fondamentale l’elemento peer to peer. Se chi detiene la maggior vicinanza con il donatore non è anche un tecnico della raccolta fondi, andare in due almeno al primo colloquio può essere una buona idea: uno parla e una ascolta;
  2. Un cluster di donatori molto promettente e raggiungibile solo con il colloquio è quello dei medio-grandi donatori. Questa tipologia di donatori potrebbe essere già all’interno del vostro database, ma c’è bisogno di un lavoro dedicato e personale per poterli fidelizzare. Nel caso in cui doveste cercarli, in ogni caso, potete provare a mappare questa tipologia di relazione valutando: il cerchio dei costituenti, chi fa parte del consiglio di amministrazione del vostro ente, chi sapete essere un donatore del vostro territorio o ambito di intervento, i vostri donatori che fanno piccole donazioni ma frequenti, le conoscenze dei volontari, le aziende del territorio;
  3. Definire il giusto progetto per il giusto donatore. Non esiste una ricetta preconfezionata: potreste individuare un unico progetto per tutti i colloqui oppure un progetto a seconda del donatore. Questo dipende moltissimo dal target, ma ciò che invece è comune e trasversale è che bisogna pianificare e preparare ogni singolo colloquio; 
  4. Può essere utile preparare dei materiali di comunicazione a supporto della richiesta di donazione, da utilizzare durante il colloquio o da mandare subito dopo. In ogni caso avere un bel materiale cartaceo e/o digitale che illustri i vostri beneficiari e che parli dei loro bisogni è fondamentale per creare legame ed emozionare il donatore; 
  5. Ascoltare e fare le domande giuste è più importante che parlare. Non travolgete il donatore con dati, informazioni e tecnicismi che, seppur importanti, devono essere misurati rispetto all’interesse del donatore. Il colloquio è fatto anche per raccogliere informazioni su chi avete davanti – per esempio su cosa potrebbe interessargli dei vostri progetti – per poter così formulare una proposta il più personalizzata possibile.

NOTE

[1] L. Zanin Raccolta fondi e welfare di prossimità. Fundraising e peopleraising per le professioni del sociale. 2015 Libreriauniversitaria
[2] Sturtevant W. Panas J. The moves management manual The Institute for Charitable Giving
[3] Legge di Pareto: prevede nei fenomeni economici l’80% del risultato sia dato dal 20% dello sforzo e viceversa, questo è applicabile ai donatori e alle azioni di fundraising; ovvero non si possono prevedere solo piccoli donatori ma ci saranno sempre anche grandi donatori. 

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