Ufficio raccolta fondi: cos’è e come utilizzarlo

mercoledì, 29 Luglio 2020

Per alcuni enti non profit la creazione di un team stabile che si occupi esclusivamente di raccolta fondi può essere un’importante risorsa per la raccolta fondi. Questa divisione si chiama ufficio raccolta fondi, e da una grande stabilità e continuità al fundraising.

Cosa fa l’ufficio raccolta fondi

L’ufficio raccolta fondi di un ente non profit è l’unità organizzativa dedicata alla cura delle relazioni con i donatori. Generalmente si occupa di:

  • definire il modello di sostenibilità dell’ente e del ruolo che l’asset del dono può rappresentare per questa;
  • studiare ed elaborare strategie di fundraising e peopleraising;
  • individuare e redigere un programma di lavoro;
  • coinvolgere e sensibilizzare il consiglio di amministrazione e gli altri organi sociali su queste attività;
  • organizzare un gruppo di lavoro (volontari) a supporto della realizzazione del programma di lavoro;
  • formare e aggiornare gli organi decisionali circa le novità (amministrative, di strumenti, di comunicazione, ecc.) del settore;
  • tenere informate e motivate tutte le componenti dell’organizzazione non profit circa lo sviluppo delle attività di fundraising e le opportunità di coinvolgimento e partecipazione;
  • raccolta dati dei potenziali e attuali donatori;
  • gestione di un apposito database per la raccolta fondi;
  • realizzazione delle attività di implementazione e sollecitazione dei donatori (esempio relazioni con le aziende, attività di monitoraggio bandi e partecipazione agli stessi, eventi per la raccolta fondi…); 
  • attività di fidelizzazione e donor care;
  • mantenimento dei contatti e periodici inviti alla donazione;
  • cura della comunicazione di ringraziamento, aggiornamento e rendicontazione rivolta ai donatori.

Vantaggi dell’avere un ufficio fundraising

La funzione di raccolta fondi è imprescindibile per qualunque organizzazione non profit. Come strutturarla dipende invece dagli obiettivi che si vogliono raggiungere. Anche la più piccola realtà però dovrebbe avere almeno un fundraiser, una persona, anche un volontario, che si prenda cura delle relazioni con i donatori e attivi le risorse necessarie per realizzare i progetti dell’ente. Dotarsi di un ufficio fundraising significa dare stabilità e continuità al fundraising. Strutturare uno o più fundraiser che con assiduità e competenza si occupano dei donatori – potenziali ed effettivi – a tutto tondo è vantaggioso perché:

  • lo sviluppo del dono è parte integrante dello scopo di ogni ente non profit;
  • completa e dà senso alla mission;
  • permette di diversificare le attività, di occuparsi di tutta la comunità, non solo dei beneficiari;
  • garantisce serietà e trasparenza nei confronti dei donatori;
  • permette maggiore stabilità economica alle attività e i progetti dell’organizzazione;
  • limita il rischio di snaturare l’ente per andare alla ricerca di fonti di entrata;
  • diversifica le entrate e restituisce maggiore autonomia di azione all’ente; 
  • favorisce e porta ad una comunicazione verso l’esterno meno autoreferenziale e più centrata sul donatore;
  • favorisce l’ingresso nell’ente di nuove persone e nuove idee, linfa vitale per qualunque organizzazione.

Come avviare un ufficio raccolta fondi

Per avviare un ufficio raccolta fondi si possono utilizzare risorse già presenti nell’organizzazione o ricorrere a personale esterno, assumendo uno o più fundraiser

Scegliendo di ricorrere a personale interno, operatori o volontari già attivi nell’ente, sarà opportuno prevedere un adeguato percorso formativo. Se l’ente è invece in fase di start up del fundraising e sta muovendo i primi passi sul tema, è raccomandabile attivare una consulenza iniziale che aiuti a strutturare l’ufficio e le relative attività e dia quindi il tempo all’ente di definire e sperimentare il proprio modello di organizzazione dell’ufficio.

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5 consigli essenziali per strutturare il proprio ufficio fundraising

  1. È possibile costituire una funzione stabile di fundraising con personale già presente all’interno della struttura, ma è fondamentale che queste persone abbiano le capacità, la motivazione e la disponibilità di tempo necessaria. Le competenze possono essere acquisite grazie a attività di formazione e/o a percorsi di consulenza. Per questa ragione è importante partire sempre da un mansionario e dal profilo necessario per realizzare le attività di fundraising; solo successivamente sarà opportuno individuare e coinvolgere le persone più adatte. 
  2. È importante che il personale dell’ufficio fundraising sia formato e aggiornato. Si possono fare percorsi di formazione specifici per le necessità e il punto di partenza delle persone coinvolte, e si possono attivare percorsi di consulenza che possano affiancare l’ufficio nello sviluppo delle attività. Non è da trascurare l’aggiornamento in itinere: il fundraising è una materia dinamica che cambia molto velocemente. Soprattutto la relazione con i donatori può essere talvolta molto impegnativa dal punto di vista emozionale e motivazionale. Per questo la formazione potrebbe essere di aiuto sia come forma di aggiornamento sia come carica motivazionale. 
  3. Non confondere il fundraising con la comunicazione: il fundraising è a servizio dei donatori e la comunicazione è al servizio dell’organizzazione. Sono due attività correlate fra di loro, che non possono essere scisse. Tuttavia per il coinvolgimento dei donatori, la sola comunicazione non basta, serve anche il fundraising, cioè l’invito a donare. La comunicazione coadiuva il fundraising: può essere istituzionale (chi siamo), o di servizio (cosa facciamo), o avere come obiettivo il fundraising (cosa puoi fare tu). Per questo la comunicazione ha diritto ad una funzione autonoma che si occupi di questo tema a tutto tondo, in modo autonomo ed integrato al fundraising. Ricorda: fare e non dire è (quasi) come non fare.
  4. È importante definire il ruolo e i processi decisionali che coinvolgono l’ufficio fundraising rispetto alle altre componenti dell’ente. Oltre che per la consapevolezza del personale dell’ufficio stesso è importante che il resto degli uffici, delle persone, dei volontari e soci che “abitano” nell’ente sappiano di cosa si occupa l’ufficio, qual è il suo ruolo e a chi fa riferimento. È importante quindi definire in modo chiaro in che posizione dell’organigramma si colloca l’ufficio fundraising. 
  5. Non basta avere un ufficio fundraising per fare una buona attività di raccolta fondi: è indispensabile metterlo nelle condizioni di poter lavorare ed operare in modo sereno ed efficace. Questo significa che l’ufficio fundraising non può essere lasciato solo, ma va coinvolto, ascoltato ed integrato alle strategie dell’ente, deve essere dotato degli strumenti di lavoro e del budget adeguato per operare, deve essere supportato nella definizione degli obiettivi e delle attività necessarie che servono per raggiungere gli stessi.  

Potrebbe accadere che…

  • ci sia un elevato turn over di fundraiser. L’attività di fundraising è ad alto rischio di burn out, è cioè possibile che il fundraiser – se tenuto troppo sotto stress o non adeguatamente formato e supportato – non regga e in poco tempo possa decidere di rinunciare.
  • l’ufficio fundraising venga isolato. L’attività di fundraising può risultare “scomoda” alle altre componenti dell’ente. È un’attività trasversale, che tocca molte altre funzioni all’interno dell’ente (amministrativa, cda, comunicazione, servizi, volontari…) e richiede collaborazione e nuovi modi di fare le cose e non sempre questo viene apprezzato da chi è ormai radicato e abituato ad un certo modo di lavorare. 
  • l’ufficio fundraising funzioni a meraviglia e riesca a perseguire tutti gli obiettivi previsti ottenendo anche risultati insperati. Questo potrebbe paradossalmente creare dei problemi a tutti gli altri settori dell’organizzazione che rischierebbero di andare sotto stress per la “nuova” velocità impressa dalla massa di attività (comunicazione, relazioni, nuove opportunità, equilibri relazionali interni) realizzata dall’ufficio fundraising e dai feedback provenienti dall’esterno.
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