Libro soci e libro volontari: due strumenti differenti

Libro soci e registro dei volontari sono due strumenti distinti con finalità differenti; uno è finalizzato a definire chi può partecipare alla vita dell'ente, l'altro chi ha la qualifica di volontario con gli obblighi assicurativi che ne conseguono.

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Come noto, gli enti associativi devono individuare i soci nel senso di identificarli per calcolare il raggiungimento dei quorum nelle assemblee e chi gode dei diritti propri dei soci.
Pertanto, anche senza forme imposte per legge (quindi non è obbligatorio vidimare o bollare il libro), gli enti predispongono un Libro soci dove vengono riportati i dati essenziali per identificare i soci, la data di iscrizione, il pagamento delle quote sociali e quant’altro di utile.

D’altro canto, molte organizzazioni non profit utilizzano volontari per la realizzazione delle loro attività e – anche ai fini assicurativi – è necessario redigere un Registro dei volontari (non occasionali). Il Codice del Terzo Settore, infatti, ha esteso l’obbligo di tenuta del Registro a tutti gli Enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari, e non più solo alle Organizzazioni di Volontariato e alle Associazioni di Promozione Sociale per le attività realizzate in convenzione con gli enti pubblici.

Un apposito decreto (D.M. 6 ottobre 2021) è intervenuto in relazione alla modalità di tenuta del Registro dei volontari e ha individuato meccanismi assicurativi semplificati, con polizze anche numeriche. Per questo tipo di polizze, il Registro è uno strumento fondamentale nel dialogo con l’assicurazione, poiché attesta il fatto che il volontario è in carico all’ente.

Il Registro dei volontari deve essere inalterabile, numerato progressivamente, bollato in ogni foglio e vidimato da un pubblico ufficiale abilitato (notaio o segretario comunale).

Al di là della differente “forma” dei due oggetti (Libro dei soci e Registro dei volontari), ci appare qui importante rilevare che si tratta di due adempimenti distinti.

In uno (Libro soci) “calcolo” e testimonio chi ha diritto a partecipare ad assemblee, ad essere eletto ecc., nell’altro (Registro dei volontari) chi assurge a volontario. I due rapporti che l’ente sancisce con i soggetti sono diversi, i due “contratti” (quello associativo e quello di lavoro volontario) hanno cause ed oggetti differenti.
Si fa anche presente che persino i soggetti i cui dati sono riportati nel libro dei soci e nel registro dei volontari non è detto che coincidano.

Non coincidono di certo in caso di fondazione, la quale per definizione non ha soci e quindi non deve tenere un libro soci ma che può avere volontari e quindi deve tenere un registro dei volontari.
Ma anche in caso di ETS associativi, alcuni soci possono non essere volontari – perché vengono solo alle assemblee e non si impegnano nelle attività dell’ente – oppure possono essere remunerati e quindi non sono volontari visto il divieto di cui all’art 17.
Inoltre possono esserci anche negli enti associativi dei volontari che non aspirano ad essere soci e in nessuna parte del Codice vi è una prescrizione alla sovrapposizione perfetta tra volontari e associati.

Pertanto i due oggetti di questo articolo – Libro dei soci e Registro dei volontari – sono e restano distinti.

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